Laporan

A. Pengertian Laporan
Laporan adalah Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Laporan merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun nonformal. Penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu system administrasi.



Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan (laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna. Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.

B. Dasar - Dasar Laporan
Langkah-langkah dalam pembuatan laporan
Laporan merupakan hal yang sangat penting sehingga pembuatan laporan haruslah tepat, adapun ketepatan tersebut harus melalui prosedur-prosedur yang tepat pula di mana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut :

B1. Pengumpulan data dan fakta
Laporan yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat, misalnya data dan fakta mengenai :
~ Jumlah surat keputusan yang telah dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu bulan.
~ Bentuk dan struktur organisasi perusahaan.
~ Jumlah tenaga kerja per bagian.
~ Rencana pemakaian anggaran finansial dan sebagainya.
Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus melalui cara-cara sebagai berikut :
a. Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap dan matang.
b. Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objective.
c. Melakukan penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem yang lainnya.

B2. Pemindahan tabulating data dan fakta
Setelah melakukan pengumpulan data secara acak atau kasar mengenai observasi atau penelitian yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara
~ Pemilihan data berdasarkan pembedaan cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal perusahaan, finansial maupun pelaksanaan rencana.
~Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.
~Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel.
~ Melakukan tabulating yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

B3. Membuat kerangka laporan
Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini termasuk juga didalamnya pemaparan mengenai bab-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah yang dirangkum dalam suatu laporan. Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu :

 Pertama : Pendahuluan
Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui :
a. Maksud dan tujuan pembuatan laporan.
b. Maslah yang akan dibahas.
c. Batasan masalah.
d. Sistematika penulisan laporan.
e. Pendekatan penyelesaian yang digunakan.

 Kedua : Tubuh Laporan
Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan,karena :
a. Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaian.
b. Terdapat analisa si pelapor.
c. Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor.
Biasanya bagian tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari
~ Permasalahan.
~ Batasan masalah
~ Hipotesa.
~ Latar belakang teori.
~  Bagian (part)
~ Bab-bab (chapters).
~ Sub bab-sub bab (section) dan sebagainya.

Ketiga : Saran-saran
Saran-saran disini sudah terangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternatif-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada laporan survei, saran-saran tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir uraian pada tiap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus disatukan sebagai bab terakhir dari seluruh laporan.

 Keempat : Konklusi dan Penutup
Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta dan analisa. Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam satu bab dengan bab saran-saran karena saran-saran tersebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternatif lagi. Sedangkan pada penutup disamping tercermin penegasan logika juga berupa penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan kegiatan-kegiatan selanjutnya serta implementasi dan follow up dari semua ide-ide yang terpapar.






C. SISTEMATIKA LAPORAN
Sistematika laporan adalah urutan letak dari bagian-bagian yang ada dalam sebuah laporan. Secara garis besar, semua laporan memiliki 3 bagian utama, yang terdiri atas : bagian awal/pendahuluan, bagian inti, dan bagian penutup. Namun demikian, setiap laporan memiliki sistematika yang khas. Berikut akan disajikan sistematika laporan secara umum, sistematika artikel hasil penelitian, sistematika artikel nonpenelitian, sistematika makalah, sistematika laporan penelitian, sistematika laporan evaluasi, dan sistematikan laporan analisis.

C1. Sistematika Laporan Secara Umum
Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, bahwa pada dasarnya setiap sistematika laporan itu memiliki 3 bagian utama dan di antara 3 bagian utama itu ada bagian-bagian lagi yang dinamakan subbagian. Berikut adalah sub-sub bagian yang pasti ada di setiap jenis laporan.

Judul
Dalam lembar judul, didalamnya mencakup judul laporan, yang telah menulis/membuat laporan, dan tanggal saat laporan tersebut ditulis/disampaikan.

Kata Pengantar
Dalam lembar kata pengantar, didalamnya berisi ucapan terima kasih kepada orang-orang atau organisasi yang telah membantu pelaksanaan kegiatan yang sedang dilaporkan.

Daftar Isi
Seperti dalam sebuah buku, dalam laporan juga harus menyertakan daftar isi. Hal ini dimaksudkan adalah agar mempermudah pengguna dalam mencari hal-hal yang dibutuhkan.

Abstrak/ringkasan
Abstrak adalah bagian yang paling penting dari laporan dan juga (mungkin) satu-satunya bagian yang dibaca secara rinci oleh pengguna laporan. Karenanya, abstrak harus hati-hati ditulis dan harus berisi gambaran lengkap dari pesan dalam laporan tersebut, dengan ringkasan yang jelas tentang rekomendasi yang akan diberikan.

Ruang Lingkup dan Tujuan
Bagian ini harus mendefinisikan ruang lingkup dan keterbatasan penyelidikan dan tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai.

Metodologi
Bagian ini menjelaskan bagaimana menyelidiki daerah tersebut. Bagaimana mengumpulkan informasi, dari mana dan berapa banyak (misalnya jika menggunakan survei, bagaimana survei dilakukan, bagaimana memutuskan pada kelompok sasaran, berapa banyak yang disurvei, bagaimana mereka disurvei -? Oleh wawancara atau kuesioner).

Pendahuluan/Latar Belakang
Hal ini akan membantu untuk menyempurnakan pembaca ke dalam latar belakang laporan Anda. Berisi secara detail mengenai latar belakang laporan-tapi ingat untuk tetap relevan, faktual dan singkat.

Analisa/Pembahasan
Ini adalah tubuh utama laporan, di mana ide-ide dikembangkan. Pastikan bahwa yang dikembangkan terstruktur, judul yang jelas, dan bahwa pembaca/pengguna dapat menemukan informasi dengan mudah. Sifat bagian ini akan tergantung pada ruang lingkup laporan. Bagian harus berurusan dengan topik utama yang dibahas - harus ada urutan logis, bergerak dari deskriptif ke analitis. Selain itu, harus berisi informasi yang cukup untuk membenarkan kesimpulan dan rekomendasi yang mengikuti. Pemilihan informasi yang tepat sangat penting di sini: jika informasi penting untuk membantu memahami, maka harus dimasukkan; informasi yang tidak relevan harus dihilangkan.

Kesimpulan
Kesimpulan diambil dari analisis di bagian sebelumnya dan harus jelas dan ringkas. Mereka juga harus berkaitan dengan kajian teoritis yang menjadi acuan. Pada tahap ini, tidak ada informasi baru dapat dimasukkan.

Rekomendasi
Pastikan bahwa yang disoroti adalah apa yang pembaca/pengguna ingin tahu dan apa yang harus mereka lakukan sebagai hasil dari membaca laporan, karena tujuan mereka membaca laporan BUKAN untuk menggali informasi. Jadi usahakan, jangan menggunakan kata “disarankan”. Seperti Kesimpulan, rekomendasi-rekomendasi harus jelas berasal dari tubuh utama laporan dan informasi baru juga harus disertakan.

Daftar Pustaka
Daftar Pustaka berisi materi tambahan yang tidak secara khusus disebut, namun yang pembaca mungkin ingin untuk menindaklanjuti.

Apendiks
Gunakan ini untuk memberikan informasi lebih rinci yang pembaca/pengguna mungkin perlu untuk referensi. Lampiran harus relevan dan harus diberi nomor sehingga mereka bisa disebut dalam tubuh utama.

Glossari
Glossari dibutuhkan jika di dalam laporan ada kata-kata baru yang sekiranya belum dimengerti oleh pembaca/pengguna.

C2. Sistematika Artikel Hasil Penelitian
Artikel hasil penelitian merupakan salah satu bentuk tanggung jawab peneliti untuk mendiseminasikan/menyebarluaskan hasil penelitiannya. Artikel bisa dikatakan sebagai sebuah laporan, namun biasanya media penyampaiannya adalah jurnal. Penulisan artikel menggunakan sistematika TANPA angka maupun abjad. Berikut ini disajikan uraian tentang isi artikel hasil penelitian secara umum yang berlaku untuk hasil penelitian kuantitatif dan kualitatif.

Judul
Judul hendaknya informatif, lengkap, tidak terlalu panjang, ataupun terlalu pendek, yaitu antara 5–15 kata. Judul artikel memuat variabel-variabel yang diteliti atau kata kunci yang menggambarkan masalah yang diteliti.

Nama Penulis
Nama penulis artikel ditulis tanpa disertai gelar akademik atau gelar lain apapun. Ada beberapa model yang dapat diikuti untuk menuliskan nama lembaga asal penulis. Model pertama ditulis sebagai catatan kaki di halaman pertama. Jika lebih dari dua penulis, hanya nama penulis utama saja yang dicantumkan di bawah judul; nama penulis lain ditulis dalam catatan kaki. Ada juga model dengan menuliskan nama lembaga langsung di bawah nama penulis, dan ada pula penulisannya (semua nama-nama lembaga penulis) sebagai catatan kaki.

Abstrak dan Kata Kunci
Abstrak berisi pernyataan ringkas dan padat tentang ide-ide yang paling penting. Abstrak memuat masalah dan tujuan penelitian, prosedur penelitian (untuk penelitian kualitatif termasuk deskripsi tentang subjek yang diteliti) dan ringkasan hasil penelitian (bila dianggap perlu, juga simpulan dan implikasi). Panjang abstrak 75–100 kata dan ditulis dalam satu paragraf. Abstrak ditulis dengan spasi tunggal dengan menggunakan format yang lebih sempit dari teks utama (margin kanan dan kiri menjorok masuk 1.2 cm).
Kata kunci adalah kata pokok yang menggambarkan daerah masalah yang diteliti atau istilah-istilah yang merupakan dasar pemikiran gagasan dalam karangan asli dan berupa kata tunggal atau gabungan kata. Jumlah kata kunci sekitar 3–5 buah kata. Kata kunci diperlukan untuk kepentingan komputerisasi system informasi ilmiah. Dengan kata kunci dapat dengan mudah judul-judul penelitian beserta abstraknya.

Pendahuluan
Bagian ini berisi kajian pustaka yang mencakupi sedikitnya tiga gagasan, yaitu: 1) latar belakang atau rasional penelitian, 2) masalah dan wawasan rencana pemecahan masalah, dan 3) rumusan tujuan penelitian (dan harapan tentang manfaat hasil penelitian).

Metode
Pada prinsipnya, bagian ini berisi bagaimana penelitian itu dilakukan. Uraian disajikan dalam beberapa paragraph tanpa subbagian atau dipilah-pilah menjadi beberapa subbagian. Hanya hal-hal pokok saja yang disajikan. Uraian rinci tentang rancangan penelitian tidak perlu diberikan. Materi pokok dalam bagian ini adalah bagaimana data dikumpulkan, siapa/apa sumber data, dan bagaimana data dianalisis. Apabila uraian ini disajikan dalam subbagian, subbagian itu antara lain berisi keterangan tentang populasi dan sampel (atau subjek), instrumen pengumpulan data, rancangan penelitian (terutama jika digunakan rancangan yang cukup kompleks seperti rancangan eksperimental), dan teknik analisis data.

Daftar Rujukan
Daftar rujukan harus lengkap dan sesuai dengan rujukan yang disajikan dalam batang tubuh artikel ilmiah. Bahan pustaka yang dimasukkan dalam daftar rujukan harus sudah disebutkan dalam batang tubuh artikel. Semua rujukan yang disebutkan dalam batang tubuh juga harus disajikan dalam daftar rujukan.

C3. Sistematika Artikel Nonpenelitian
Istilah artikel nonpenelitian mengacu pada semua jenis artikel ilmiah yang tidak merupakan hasil penelitian. Artikel yang termasuk kategori ini antara lain berupa artikel yang menelaah suatu teori, konsep, atau prinsip; mengembangkan suatu model, mendeskripsikan fakta atau fenomena tertentu, menilai suatu produk, dan sebagainya. Ketentuan untuk penulisan artikel nonpenelitian pada dasarnya berlaku juga untuk penulisan makalah pendek (makalah yang panjangnya tidak lebih dari 20 halaman), hanya saja dalam makalah pendek abstrak dan kata kunci tidak harus ada. Penulisan artikel menggunakan sistematika TANPA angka dan abjad. Sebuah artikel nonpenelitian memuat hal-hal yang sangat esensial; Karen aitu biasanya jumlah halaman yang disediakan tidak banyak (sekitar 10 – 20 halaman). Unsur pokok yang harus ada dalam artikel nonpenelitian dan sistematikanya adalah: 1) judul, 2) nama penulis, 3) abstrak dan kata kunci, 4) pendahuluan, 5) bagian inti, 6) penutup, dan 7 ) daftar rujukan/pustaka Berhubung sistematika dalam artikel hasil penelitian dan artikel nonpenelitian hampir sama, maka yang akan dijabarkan berikut adalah bagian yang memeiliki perbedaan dari keduanya saja.

Pendahuluan
Berbeda dengan isis pendahuluan dalam artikel hasil penelitian, bagian pendahuluan dalam artikel nonpenelitian berisi uraian yang mengantarkan pembaca kepada topic utama yang akan dibahas. Oleh karena itu, bagian ini berisi hal-hal yang dapat menarik minat pembaca sehingga mereka “tergiring” untuk mendalami bagian selanjutnya. Selain itu, bagian ini hendaknya diakhiri dengan rumusan singkat (1 – 2 kalimat) tentang hal-hal pokok yang dibahas.

Penutup
istilah penutup digunakan sebagai judul bagian akhir dari sebuah artikel nonpenelitian, jika isinya hanya berupa catatan akhir atau sejenisnya. Jika pada bagian akhir berisi simpulan hasil pembahasan pada bagian sebelumnya, uraian itu perlu dimasukkan pada bagian simpulan. Kebanyakan artikel nonpenelitian membutuhkan simpulan. Ada beberapa artikel nonpenelitian yang dilengkapi dengan saran. Sebaiknya saran ditempatkan dalam bagian tersendiri.


Contoh Laporan bisa dilihat dan diunduh disini

 Sumber referensi
~ http://nindiyahpuspitasari.blogspot.com/2011/04/pengertian-laporan.html
~ http://cantony.wordpress.com/2011/02/10/contoh-laporan-praktek-kerja-lapangan/